En la actualidad, tener reuniones ejecutivas de forma efectiva ha sido un reto. El llevar a cabo reuniones a distancia ha permitido el fácil acceso de todos los participantes, desde cualquier lugar, y por diferentes medios electrónicos: celular, tablet o una computadora.
Pero, ¿Cuál es el mayor obstáculo al tener estas reuniones? Es sencillo: la falta de planificación. La falta de esta repercute en la ejecución debido a que se vuelven reuniones extensas, la información se repite una y otra vez, los participantes pierden la atención, entre otros factores.
Por ello, te presentaremos algunos consejos para poder realizar una reunión ejecutiva 100% efectiva, ya sea para una modalidad presencial o virtual.
Antes de la Reunión
-Preparar y organizar la reunión con anticipación.
-Seleccionar adecuadamente a las personas que participarán en la reunión. Esto permitirá que la información llegue a su destinatario correcto y el tiempo de la persona no sea desperdiciado.
-Crear una agenda que servirá como guía para llevar a cabo la reunión de forma eficaz y eficiente. Este documento podría indicar el motivo de la reunión, los objetivos y los temas a tratar.
-Convocar a la reunión con antelación para la asistencia de todos los participantes.
-Enviar la agenda a todos los participantes con antelación.
Durante la reunión
– Comenzar a tiempo. Iniciar con puntualidad es un aspecto fundamental, ya que los asistentes a la reunión pueden contar con otra actividad después de la hora establecida.
-Dedica los primeros puntos a aclarar puntos fundamentales: indicar la importancia de los temas a tratar, el motivo principal de la reunión, los objetivos y el método de trabajo.
-Continuar con el desarrollo de la agenda.
-Tratar en medio de la reunión los temas importantes.
-El director o coordinador de la reunión se debe centrar en dirigir el proceso de debate. Se debe velar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión. Un aspecto a considerar es motivar a hablar a los participantes, de esta forma la reunión se enriquecerá.
-Evitar que algunos participantes se impongan. Esto podría afectar negativamente al clima positivo de comunicación y cooperación que debemos tratar de crear y mantener.
Al finalizar la reunión
-Brindar, al finalizar la sesión, un tiempo para preguntas.
-Sintetizar las conclusiones esenciales.
-Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos.
-Agradecer la participación de los asistentes.
Después de la reunión
-Realizar un resumen de la reunión.
-Este resumen puede ser enviado a todos los participantes.
-Este resumen debe contemplar si se han conseguido cumplir los objetivos, las tareas encomendadas a los participantes, el tiempo que disponen para llevarla a cabo y las conclusiones.
-Si fuera necesario se convocaría a los asistentes a otra reunión
Si tomas en cuenta todos estos consejos para tener una reunión ejecutiva y eficaz, te garantizamos el éxito de la misma
Artículo creado por: Erick Beltrán
Referencias
- Cerem Business School. (2013, October 31). Reuniones de trabajo efectivas: Reglas para dirigir una reunión. Cerem.es. https://www.cerem.es/blog/reuniones-de-trabajo-efectivas-reglas-para-dirigir-una-reunion
- Imagen 1, Las cinco mejores apps para hacer reuniones en línea, Revista Semana
- Levy, N. (2019, September 30). Cómo organizar reuniones de trabajo efectivas. Blog de Wix | Diseño Web, Fotografía Y Tips de Negocios.
- Imagen 2, Reuniones online: Ventajas, desventajas, Universia Cl
- 8 pasos para una reunión de trabajo exitosa. (2010, January 22). Americaeconomia.com. https://mba.americaeconomia.com/articulos/reportajes/8-pasos-para-una-reunion-de-trabajo-exitosa
- Imagen 3, Medidas para hacer videoconferencias seguras, ComputerWord