Herramientas para la formulación de proyectos

Escrito por: Nathalia Jimena Khongkua Lutín Diseño por: Andrea Alejandra Reyes González

¿Qué herramientas ayudan a formular proyectos de forma eficaz?

Las herramientas de formulación de proyectos ayudan a coordinar equipos, delegar tareas y colaborar con otros trabajadores en diversos proyectos. Contar con las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la gestión de proyectos.  

Existe una gran variedad de recursos disponibles que ayudan a formular proyectos de manera efectiva, como diagramas de flujo y mapas mentales, y software especializados y modelos de negocio.

¿Cuáles son los beneficios de usar estas herramientas?

  • Permiten organizar tiempos y costos de los proyectos dando un control total sobre los proyectos con una visión de conjunto del estado de cada proyecto en tiempo real.
  • Facilitan la comunicación entre todas las personas que colaboran en el proyecto.
  • Incrementan la productividad porque toda la información referente al proyecto en un mismo sitio ahorra tiempo. 

Diagramas de flujo y mapas mentales

Los diagramas de flujo y mapas mentales son herramientas valiosas para visualizar las ideas y estructurar el flujo de trabajo de un proyecto. Estas herramientas permiten organizar los pensamientos, identificar relaciones, y comunicar el plan de manera clara y concisa. A continuación, se enlistan algunas plataformas de utilidad para realizar estos diagramas:

Lucidchart: es una plataforma online que ofrece una amplia gama de plantillas y símbolos para crear diagramas de flujo profesionales. 

Visme: es sencilla e intuitiva para crear diagramas de flujo atractivos y compartirlos fácilmente. 

SmartDraw: es una opción más completa que te permite crear diagramas de flujo, organigramas, mapas mentales y otros tipos de diagramas. 

XMind: una herramienta popular con una interfaz amigable y funciones para organizar ideas de forma creativa. 

Freemind: herramienta gratuita y de código abierto que permite crear mapas mentales sin restricciones. 

Coggle: herramienta online para crear mapas mentales y colaborar con otros usuarios en tiempo real. 

Por otra parte, existe una gran variedad de softwares de gestión de proyectos que permitirán alcanzar el éxito, ya sean de pago o gratuitas. 

Notion

Utilizada por Nike y Pixar, Notion es una herramienta que se popularizó en el 2021. Esta tiene el propósito de ser un espacio de trabajo todo en uno, en la cual el equipo la pueda personalizar, acceder y encontrar todo lo que se está buscando de manera más fácil y ágil. Permite gestionar los recursos humanos, los diseños, las ventas, el mercadeo e incluso tareas personales.

Trello

Está basada en el método Kanban y ayuda a organizar tareas en tableros visuales, listas, y tarjetas facilitando la asignación y gestión del flujo de trabajo y la colaboración en equipo.

Asana

Cuenta con una amplia gama de funciones para organizar tareas, colaborar con tu equipo y realizar un seguimiento del progreso. Esta herramienta permite organizar y delegar tareas por medio de listas donde el equipo puede ver cuáles son sus tareas, las prioridades, procesos realizados y cuál es la fecha límite de entrega.

Slack

Ofrece una comunicación de mensajería instantánea por medio de canales que permiten estar en contacto con el equipo en todo momento. 

Paymo

Es personalizable e ideal para hacer seguimiento a las finanzas dando control a los costos. Organiza proyectos, crea listas de tareas y líneas de tiempo y mantiene al tanto de los presupuestos de varios proyectos a la vez.

La elección de las herramientas para gestionar los proyectos depende de factores como la complejidad, el tamaño del equipo, presupuesto y otras necesidades específicas de las tareas y preferencias del equipo con el que se va a trabajar. Es recomendable investigar, comparar y probar diferentes opciones para evaluar las características y funcionalidades de cada herramienta antes de tomar una decisión.

Recomendaciones adicionales:

Independientemente de la herramienta que se utilice, es fundamental seguir una metodología estructurada que incluya objetivos claros, alcance del proyecto, actividades, cronograma, presupuesto, riesgos y recursos. Esto ayudará a facilitar el entendimiento y la selección de la herramienta más adecuada.

Por otra parte, es necesario involucrar a todas las partes interesadas para asegurarse de que todos entiendan el proyecto y se promueva la participación activa y compromiso de todos para obtener el respaldo necesario para la ejecución del proyecto.

Por último, la documentación del proyecto debe ser clara, concisa y completa, y debe reflejar los acuerdos y decisiones tomadas durante el proceso de planificación para facilitar la comunicación, el seguimiento y la ejecución del proyecto. Debe incluir:

  • Actas de reuniones que registren las discusiones y decisiones importantes.
  • Planes que detalle que cubre todos los aspectos del proyecto.
  • Reportes de progreso e Informes regulares sobre el avance.
  • Procedimientos para manejar cambios en el alcance, cronograma o presupuesto del proyecto.

Referencias bibliográficas:

Roca, C. (2024). Mejores herramientas de gestión de proyectos. thePower. https://thepower.education/blog/herramientas-para-la-gestion-de-proyectos

Gloria. (2021). 10 mejores software de mapas mentales gratuitos en 2021. https://gitmind.com/es/programa-para-hacer-mapa-mental.html